1 - Introdução
O objetivo desta Proposta de Plano de Trabalho é trazer subsídios e informações práticas que orientem o Conselho Fiscal (CF) a desempenhar melhor as suas funções, contribuindo para aprimorar o processo de governança, gestão de controles internos e auxiliem seus conselheiros fiscais a desempenhar melhor suas funções. Entretanto, cabe salientar, que a realidade do dia a dia desta Órgão deve ser observada para que se possam adequar as sugestões aqui contidas e assim realizar eventuais ajustes.
2 - Competências e atribuições do Conselho Fiscal
Sendo o Conselho Fiscal um órgão independente da Diretoria Executiva e do Conselho Deliberativo, ele deverá contribuir para melhorar o desempenho da entidade através dos princípios de transparência, equidade e prestação de contas.
As regras de funcionamento do CF devem ser claras e embasadas no estatuto, em regimentos e manuais internos. O calendário das reuniões deverão ser divulgados antecipadamente para que seus membros possam se programar e organizar suas participações. Do mesmo modo, as pautas e matérias deverão ser divulgadas com antecedência para que seus membros possam estar preparados a tomarem decisões quando das reuniões de modo a permitir a participação efetiva dos membros.
As regras de funcionamento do CF devem ser claras e embasadas no estatuto, em regimentos e manuais internos. O calendário das reuniões deverão ser divulgados antecipadamente para que seus membros possam se programar e organizar suas participações. Do mesmo modo, as pautas e matérias deverão ser divulgadas com antecedência para que seus membros possam estar preparados a se manifestarem quando das reuniões, o certamente conduzirá a uma participação efetiva.
Considerando sua estrutura, o funcionamento, os limites de atuação e a sintonia entre os órgãos estatutários, comitês e área internas o CF: i) assegurará às patrocinadoras, participantes e assistidos e demais interessados o direito a fiscalização e a gestão dos negócios valendo-se do exame de quaisquer documentos da entidade; ii) também assegurará aos patrocinadoras, participantes, assistidos e demais interessados que FC atendará aos objetivos explicitados no estatuto e regulamentos do plano de benefícios, dentro dos princípios de ética, equidade, transparência; e iii) atuará pelo entendimento dos negócios, por opiniões, por recomendações, pela elaboração de pareceres, pela fiscalização das contas e atos da Diretoria, assim como pelo recebimento de denúncias.
3 - Práticas aplicáveis para uma boa atuação do Conselho Fiscal
Além de algumas competências do CF já citadas, especialmente aquelas relacionadas à fiscalização da entidade, definidas na Resolução CGPC n°13/04, sem prejuízo das demais atribuições acessórias disciplinadas através dos estatutos, regimentos internos, sistemas de deliberação dentre outras, a eficácia e eficiência do CF deverá ser regida por um conjunto de fatores e práticas imprescindíveis para o bom desempenho: i) Função fiscalizadora: cuidará da verificação do atendimento das obrigações legais, das estatutárias e as dos regulamentos dos planos de benefícios administrados, o que não seria possível sem o conhecimento da política de investimentos, do regulamento do plano de gestão administrativa, das propostas orçamentárias, das avaliações atuariais, além das deliberações do Conselho Deliberativo e da Diretoria Executiva, etc.; ii) Gestão: deverá se manter informado a respeito dos atos relativos à gestão através da documentação própria distribuída, observando sempre sua qualidade que será fator determinante para a eficácia dos trabalhos; iii) Gerenciamento de riscos: assegurar-se que a FC identifica preventivamente por meio de um sistema de informações adequado os principais riscos aos quais está exposta, além da sua probabilidade de ocorrência, a exposição financeira (impacto) e as medidas e os procedimentos adotados para sua prevenção e mitigação. iv) Governança Corporativa: é imprescindível dentre outros fatores trabalhar de forma harmônica e integrada com os demais órgãos estatutários, observando as melhores práticas de governança, além de estimular o relacionamento entre os participantes, patrocinadores, instituidores, e outras partes interessadas, visando maior segurança na viabilização do cumprimento integral dos objetivos, de modo a garantir a sua perenidade, bem como a perenidade dos planos de benefícios por ela administrados; v) Parecer do CF: instrumento pelo qual o órgão prestará contas oficialmente de suas atividades à entidade, ao Conselho Deliberativo, à Diretoria Executiva e, consequentemente, aos participantes, assistidos, patrocinadores e instituidores. Este instrumento deve retratar a situação e funcionamento da entidade, e, individualmente, de cada plano de benefícios por ela administrada, destacando de forma concisa, clara e objetiva os pontos fortes e os críticos que mereçam atenção, além de mencionar a origem das informações que permitiram a emissão da opinião e deve contemplar no mínimo sobre: a) a aderência da gestão dos recursos garantidores; b) a política de investimentos; c) a aderência das premissas e hipóteses atuariais; d) a execução orçamentária; e) as eventuais deficiências encontradas nas áreas, setor ou departamento da entidade, dentre outras observações.
4- Sugestão das Atividades Decorrentes das atribuições
Dentre as atividades decorrentes das competências legais e as diferentes iniciativas consideradas no julgamento dos conselheiros para o desempenho das suas atribuições, poderá ser interessante conhecer e acompanhar, pelo menos, as seguintes iniciativas consideradas como boas práticas: i) Gestão Administrativa e Controladoria; ii) Gestão Financeira; iii) Gestão do Passivo; iv) Normativos e Compliance; v) Governança; e vi) Gestão de Riscos. Visando não alongar, as iniciativas decorrentes destas atividades estão desdobradas dentro das tabelas no Anexo 11. Evidentemente, estas atividades fiscalizadoras decorrentes das atribuições do CF devem ser adequadas às necessidades, à complexidade e aos riscos inerentes aos planos de benefícios da Fundação COPEL
5 -Instrumento Auxiliar de Trabalho
Além da indispensável familiaridade com as Leis Complementares 108 e 109, ambas de 2011, sua legislação complementar, e com os demais preceitos legais que regem as EFPC, devem os conselheiros para facilitar o desempenho de suas atribuições de controle e planejamento das reuniões fazer uso de instrumentos auxiliares sempre que necessário para registrar, avaliar e evidenciar seu trabalho de supervisionar a execução das políticas do Conselho Deliberativo e o desempenho das boas práticas de governança e gestão da Diretoria Executiva, dos quais podemos destacar:
•Normas ou documentos corporativos: O estatuto social, os regimentos internos, o manual de código de conduta, o planejamento estratégico ou outros que possam existir no âmbito da entidade;
•Relatórios de Auditoria: Os relatórios dos órgãos de auditoria, seja interna ou independente, e dos comitês constituídos, quando houver;
•Orientações de melhores práticas contábeis: Além das regras aplicáveis especificamente à entidade, é interessante conhecer as melhores práticas contábeis, tendo por referência as instituições que emitem opinião a respeito como o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil - IBRACON, O Conselho Federal de Contabilidade - CFC, dentre outros;
•Manuais de Governança Corporativa: Os manuais abordam diversos aspectos de interesse do Conselho Fiscal, dos quais a transparência das informações, o relacionamento com os patrocinadores, participantes e instituidores, e as responsabilidades da atuação profissional dos conselheiros;
•Regulamento do Mercado de Capitais e do Sistema Financeiro Nacional: Estes manuais são úteis, pois estão amparados nas melhores práticas nacionais com relação à transparência e proteção dos investidores.
Além dos instrumentos auxiliares relacionados acima, a intenção é criar um modelo de planejamento do CF, no qual, o objetivo é organizar de forma didática e clara o conteúdo mínimo necessário para a atuação do conselheiro fiscal, bem como disponibilizar documentos de referência e instrumentos de trabalho voltados para um melhor resultado.
O modelo proposto abrange desde o controle de natureza mais administrativa como o controle de atas de reunião do CF, bem como o controle de natureza mais técnica, como as pautas de verificação das atividades fiscalizadoras, o questionário de autoavaliação e o controle de pendências.
I. Controle de Atas de Reunião (Anexo I)
O documento de controle de atas de reun1ao objetiva manter o acompanhamento dos atos de gestão. Poder ser utilizado para facilitar a identificação das matérias que deverão ser objeto de uma melhor análise do Conselho Fiscal, inclusive acesso aos documentos acessórios que deram amparo às decisões da Diretoria Executiva e/ou do Conselho Deliberativo. A identificação do número das atas ou outra referência sequencial garante o acompanhamento de todas as atas emitidas.
II. Pautas de Verificação das Atividades Fiscalizadoras, Questionário de Autoavaliação e Controle de Pendências (Sugestões, Recomendações ou Determinações) (Anexo 11) Pautas de Verificação das Atividades Fiscalizadoras: As pautas de
verificação das atividades fiscalizadoras incluem as atividades do CF distribuídas em um plano de trabalho que pode ser utilizado com periodicidade mensal, trimestral, anual e quando necessário eventualmente. Na prática, muitos dos itens de verificação das atividades fiscalizadoras não serão analisados na mesma reunião, razão pela qual se faz necessário a identificação da data em que o item foi abordado.
As pautas de verificação também devem ser utilizadas para o acompanhamento da implementação do plano de trabalho (planejamento) do CF durante o exercício, anotando-se os pontos atendidos e os comentários necessários para um melhor entendimento do contexto.
Questionário de Autoavaliação: Sugere-se adotar um questionário de autoavaliação e aderência às pautas de verificação das atividades fiscalizadoras, no qual receberão respostas considerando a qualidade e eficiência dos instrumentos auxiliares, das informações recebidas e dos documentos disponibilizados pela Diretoria Executiva, na seguinte sequência:
•Avaliação Objetiva: Avaliação de cada atividade descrita, quanto à sua aplicação:
o Não aplicável
o Inexistência da atividade
o Inadequação da atividade realizada
o Possibilidade de melhoria da atividade
o Adequação da atividade aos "olhos" do Conselho
•Avaliação Qualitativa: Consiste na identificação dos procedimentos adotados pela entidade que justificam a avaliação objetiva.
Após a avaliação o CF poderá opinar contribuindo com suas sugestões, recomendações e determinações que ficarão registradas para acompanhamento e atualização em cada reunião através do Controle de Pendências.
Controle de Pendências (Sugestões, Recomendações ou Determinações). Após análise dos itens e preenchimento do questionário de autoavaliação, o CF poderá avaliar a eficiência e eficácia das atividades de governança, gestão e controle interno praticadas pela entidade, oferecendo um diagnóstico para o Conselho Deliberativo, a quem caberá decidir sobre as providências que eventualmente devam ser adotadas.
Os comentários (sugestões, recomendações ou determinações) dos itens avaliados devem ser colados para registro de memória do próprio Conselho e acompanhamento oportuno no futuro pelo solicitante, sendo que as anotações realizadas no controle de pendência devem ser atualizadas a cada reunião.